Programm vpMailer

Automatischer eMail-Versand der Vertretungspläne von gp-Untis©

Einmalige Vorbereitungen:

• Eingeben der eMail-Adressen bei den Lehrer-Stammdaten in gp-Untis©
• Auswählen Ihrer gp-Untis©-Datei im Programm vpMailer
• Evtl. Einstellen der aktuellen Periode im Programm vpMailer
• Eingeben Ihrer Zugangsdaten bei einem SMTP-Server (das Programm funktioniert aber auch mit einem standardmäßig eingestellten Account bei web.de.)

Versenden der Vertretungsplan-Mails:

• Nach dem Speichern der gp-Untis©-Datei starten Sie das Programm vpMailer.
• Verändern Sie gegebenenfalls das Datum. Die zu versendenen eMails werden in der gelben Spalte angezeigt.
• Versenden Sie automatisch die eMails an die betroffenen Kollegen mit nur einem einzigen Mausklick.
  (Durch Anklicken eines Feldes der ersten Spalte können Mails auch einzeln versendet werden.)

Aussehen der Vertretungsplan-Mails:

Die betroffenen Kollegen erhalten eine eMail mit dem Betreff "Vertretungsplan für Freitag, 15.12.2006". Die eMail beinhaltet lediglich die Informationen für die jeweiligen Kollegen, z.B.:

Vertretungsplan-Information für Newton Isaac Freitag, den 15.12.2006 Ver­tre­tung Std. Klas­se Text ver­legt von Vertr. für statt Fach Raum Fach New­ton 2 6b 6. Std Hil­bert Ek 213 D New­ton 3 8a 2. Std Ries Bi 17 D Diese Mail wurde automatisch vom Programm vpMailer 1.3 (by R. Schwörer) am 13.12.2004 um 23.05 Uhr generiert.

Die Vorteile des Programms vpMailer:

• Die Kollegen erhalten sofort nach der Erstellung des Vertretungsplanes die für sie wichtigen Informationen nach Hause.
• Bei Terminproblemen (z.B. bereits geplanter Besprechung) kann der Vertretungsplaner bzw. die Vertretungsplanerin sofort reagieren.
• Die eMails sind für die Kollegen eine zusätzliche Erinnerung an den Vertretungsplan.
• Die individuelle Information per eMail ist besser als eine Veröffentlichung des Vertretungsplanes im Internet, denn die Kollegen müssen so nicht mehr dauernd im Internet nachschauen.

Meine Erfahrungen mit dem Programm vpMailer:

Ich verwende das Programm vpMailer erfolgreich seit mehr als zwei Jahren an meiner Schule. 90 % meiner Kolleginnen und Kollegen haben eine eMail-Adresse und ca. zwei Drittel des Kollegiums liest mind. ein Mal täglich eMails. Das Programm ersetzt zwar nicht den ausgedruckten Vertretungsplan im Lehrerzimmer, ist für viele Kollegen aber mittlerweile zur unverzichtbaren Hilfe geworden. Die Kolleginnen und Kollegen können sich bei kurzfristigen Änderungen (z.B. am Nachmittag für den folgenden Tag) schon viel früher auf Vertretungsstunden einstellen. Immer wenn ich einen neuen (oder geänderten) Vertretungsplan aufhänge, versende ich mit zwei Mausklicks auch die Vertretungsplan-Mails. Die frühzeitige Information der Kollegen hat schon häufig zur Klärung von sonst problematischen Kollisionen geführt. Außerdem muss ich deutlich weniger telefonische Informations-Anrufe tätigen als früher.

Anwendungshinweise für das Programm vpMailer:

Automatische Windows-Installation vpMailer1.3_Setup.exe: Download

Programmdatei für selbständige Einrichtung oder zum updaten vpMailer.exe: Download

Die Demoversion, bei der in den eMails die Stunden nicht angegeben werden, ist kostenlos!

Lizenzpreis für das Programm vpMailer:
Schullizenz:  50,- €
Die Schullizenz erlaubt die Freischaltung der Demoversion und die Benutzung auf allen Computern der Schule. Außerdem darf der Schlüsselcode an alle Lehrer(innen) der Schule zur dienstlichen Benutzung weiter gegeben werden!
Zum Erwerben einer Lizenz wenden Sie sich bitte per eMail an RalphSchwoerer@hotmail.com.

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